El primer paso hacia La Excelencia Operativa comienza con tres enfoques claves: Kaizen, 5S y Lean Management

Índice de contenidos

Introducción

La excelencia operativa dentro de las plantas industriales cuenta con tres enfoques “clave” que ayudan a las personas de la organización a implicarse con la mejora continua de sus procesos. Hablamos de: Kaizen, 5S y Lean Management. Las empresas líderes incluyen estos 3 enfoques en los programas de inducción del personal y en la cultura empresarial porque están convencidas que son imprescindibles y que harán la diferencia competitiva de su personal respecto a otras organizaciones del mismo sector.

La importancia de Kaizen, 5S y Lean Management como bases de la Excelencia Operativa y de la Gestión del Talento en las organizaciones

Cuando visites una empresa industrial trata de realizar un tour en la planta y observa con detenimiento el nivel de madurez de la organización en relación al Modelo de Gestión de sus Activos. Las empresas con un nivel de madurez alto (Nivel 4) tienen áreas dentro de la planta en las que se realizan reuniones operativas y en sus paredes puedes encontrar:

       a) Tableros de información
       b) Cuadros de mando de los principales indicadores de los procesos industriales
       c) Semáforos e indicadores
       d) Hojas de resultados de los talleres de mejora continua
       e) Fotos de antes y después de los proyectos pilotos 5S

Las empresas líderes publican y exponen, en la planta y en las oficinas, los tableros de indicadores OEE de Eficiencia global de los activos y los indicadores OCE de la Productividad de las personas señalando las oportunidades de mejora y las áreas que la empresa debe mejorar.

Al acercarnos a los tableros observaremos las Hojas de los Talleres de Mejora Continua y de los Proyectos 5S. También podemos ver los semáforos en “rojo” de los indicadores que no han alcanzado las metas establecidas acompañados de las “Líneas de Acción” que se deben ejecutar para mejorar los resultados de la empresa en su área operativa. Las empresas que tienen un Nivel de Madurez 3 o 4 están comprometidas con la “Excelencia Operativa”. Es por ello que implican a sus trabajadores, desde el inicio, en los programas de inducción explicándoles la cultura y los principios que rigen el comportamiento de las personas en la organización y sus compromisos con la mejora continua.

Las empresas que tienen un Nivel de Madurez 3 o 4 están comprometidas con la “Excelencia Operativa”.

En la siguiente foto observamos una planta industrial comprometida con la “Excelencia Operativa”. Se observan 5 Indicadores claves que se encuentran en color “Rojo”. Estos indicadores tienen los programas de mejora continua que se deben llevar a cabo para alcanzar los objetivos de excelencia establecidos.

Figura 1. Tablero de Excelencia Operativa en las Plantas Industriales y de servicios

Este nivel de “Madurez” de la organización es importante si queremos mejorar. Las empresas líderes en excelencia no tienen inconvenientes en señalar, directamente, dónde no son eficientes.

Las empresas que publican sus semáforos en color “rojo” denotan que han adoptado uno de los principios que conforman el Modelo de Excelencia Operacional y que recibe el nombre de “Lean Management”.

“Lean” significa que las personas de la organización desean identificar los problemas y los desperdicios que existen en toda la cadena de procesos y valor de la empresa. También implica que están dispuestas a hacer todo lo posible para eliminar esos problemas e ineficiencias a través de los proyectos de mejora continua o Kaizen. "Kaizen" significa que la organización va a adoptar 10 principios de mejora continua en su cultura y modelo de gestión.

Pensar “Lean” y ser “Kaizen” es una de las características y competencias del talento del personal en las empresas excelentes.

Es básico que las personas de una organización tengan un nivel de implicación y compromiso con la mejora continua, día a día, y en su puesto de trabajo. Esta actitud se denomina “Espíritu Kaizen” que significa implicarse con la mejora y comprometerse a eliminar los desperdicios que giran alrededor de los puestos de trabajo.

El “Espíritu de la Mejora Continua de los trabajadores” se sustenta en 10 principios, siendo dos de ellos: “ganar el 60% desde el inicio evitar buscar la perfección” y “la mejora es infinita”. Lo importante es entender que nuestra responsabilidad diaria abarca hacer mejora continua día a día. Sin embargo, no es sencillo llevar a la práctica estos 10 principios. Es por ello que sugerimos que Kaizen y Lean Management estén en los programas de inducción y de formación del personal. El objetivo es que los nuevos trabajadores se acostumbren a desarrollar su capacidad de autocrítica comenzando en sus puestos de trabajo y aprendiendo métodos que les ayude a eliminar los problemas de improductividad dentro de los procesos de la planta.

Los trabajadores en una organización excelente que reciben formación en el programa de inducción, pueden denunciar las ineficiencias entre procesos y personal de otros departamentos con la certeza que en equipo los van a solucionar. El personal de calidad, mantenimiento, ingeniería, logística, administración y otros se implicarán con la mejora continua sin generar conflictos o enemistades o falta de compañerismo. En una empresa que aplica Kaizen y Lean Management prevalece el interés general de detectar los problemas y denunciarlos para poder analizarlos y eliminarlos. En las empresas que practican Kaizen y Lean se escucha entre sus trabajadores:

“Un problema es una oportunidad para mejorar”

Los 3 principios que forman la base de la Excelencia Operativa se “integran” como un todo en la cultura y en el talento de las personas como se indica en la siguiente figura:

Figura 2. Los tres principios clave que sostienen el Modelo de Excelencia Operativa

La importancia de Kaizen, 5S y Lean Management como bases de la Excelencia Operativa y de la Gestión del Talento en las organizaciones

La formación en los métodos Kaizen, 5S y Lean Management debería estar dentro del programa de inducción de los nuevos trabajadores. Si se logra hacerlo, se evitan problemas futuros de integración y de trabajo en equipo. Los nuevos trabajadores podrán implicarse para identificar los errores y desperdicios para eliminarlos rápidamente. En una empresa excelente el primer programa de formación para los nuevos trabajadores implicaría realizar el TOUR acompañados de personal de la planta, de soporte y de las oficinas. Ellos explicarían con evidencias y proyectos reales como es la cultura de mejora continua de la empresa.

Los promotores de mejora continua y demás trabajadores explican estos principios a los nuevos trabajadores y los resultados que ellos han obtenido en sus puestos de trabajo. Narran las barreras que tuvieron que superar para dominar estos 3 enfoques tan necesarios para convertirte en un experto en mejora continua comenzando por tu puesto de trabajo, luego con tu equipo y finalmente apoyando a la empresa.

Figura 3. El principio “kaizen” o denominado “El Espíritu de la empresa para hacer mejora continua”

“Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa”.

Una vez que los trabajadores comprenden la importancia de la “Mejora Continua” entonces toma relevancia la conciencia del “Orden y Limpieza”. Esta debe estar presente en la cultura organizacional desde el nivel estratégico hasta el último puesto de trabajo en la organización. Ser ordenado es un proceso “físico” y también “mental”.

El Orden y la Limpieza van unidos al “Autocontrol” que disponemos cada uno de nosotros para comprometernos a respetar y poner orden en nuestra empresa. “Cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa”. Ordenar la información de la empresa en los servidores, colocar las señales para ayudar a ubicar los recursos dentro de la empresa, el orden que establecen los supervisores de las plantas para la secuencia de trabajos que hay que realizar durante la semana.

El Orden es el tercer principio que soporta las bases del Modelo de Excelencia Operativa que, conjuntamente con el Pensamiento Lean y Kaizen, impulsan la implicación de los trabajadores. Este Modelo de “Orden” lo conocemos a nivel mundial como “Las 5S”. Las 5S establece la metodología que se debe ejecutar en las plantas industriales y en las oficinas para alcanzar la excelencia y evitar ineficiencias que son normalmente consecuencia del desorden.

En el programa de inducción los nuevos trabajadores pueden ver el “antes” y el “después” de los proyectos 5S que se han realizado en la empresa. En el Libro de Proyectos Históricos de la empresa se pueden ver las fotos del desorden que existió, alguna vez, en las instalaciones de la empresa y que no se va a volver a repetir.

Figura 4. Las 5S es uno de los métodos que soporta el Modelo de Excelencia Operativa

Los programas de formación interna para crear una cultura de la excelencia

Los programas de formación en empresas que buscan la Excelencia Operacional y Excelencia Operativa deben contener ejercicios y casos donde los trabajadores deban poner en práctica el “Pensamiento Lean”.

Lean significa entonces “pensamiento eficiente, lógico, productivo y eficaz”. Pensar en forma “Lean” significa que las mejoras y decisiones que se lleven a cabo serán las de mayor impacto positivo en mi organización porque deseo eliminar, de forma definitiva, las malas prácticas y los desempeños deficientes en los activos, en las personas y en los procesos y tecnologías. Lean actúa sobre la cadena de valor de la empresa y entiende las relaciones eficientes entre los diferentes puestos dentro de las instalaciones industriales. Dentro del Modelo de Excelencia Operacional de PMM Business School podemos enfocarnos en la Excelencia Operativa y en el Pensamiento Lean que identifica los semáforos “rojos” que debemos mejorar para alcanzar las metas productivas y de servicios.

Figura 5. El Pensamiento Lean busca todas las oportunidades de mejora en la Cadena de Valor Libro “Excelencia Operacional” Luigi Amendola

Para mejorar la cadena de valor de los procesos industriales contamos entonces con estos tres principios. Kaizen, 5S y Lean Management se integran con otros modelos y herramientas tales como: RCM Mantenimiento basado en Confiabilidad, TPM Mantenimiento Productivo Total, SMED Cambios en menos de 10 minutos, y otras herramientas del Modelo de Excelencia Operativa que comentaremos a detalles en otros artículos.

Lean Management como principio y modelo gerencial tiene por visión crear, en cada uno de las personas de la empresa, un pensamiento de eficiencia y eficacia en todo lo que se quiera realizar dentro de la organización. Tener un pensamiento “Lean” significa que el personal va a meditar con agilidad y destreza cada una de las decisiones que tome. También implicar ser conscientes del impacto que conlleva cada decisión en la cadena de valor de la planta industrial y en los recursos y personas involucradas en cada puesto de trabajo.

Lean se pregunta:
¿Qué tareas debo dejar de hacer?
¿Qué debo organizar?
¿Cómo mejoro a mi equipo?
¿Cómo aporto mayor valor a los clientes y a mi organización?
¿Qué debo dejar hacer porque soy consciente que perjudica a mi organización?

Figura 6. “Lean Management” soporta el Modelo de Excelencia Operacional

Conclusiones

Ninguna empresa del mundo logrará alcanzar el éxito empresarial si no logra aportar valor a sus clientes. Esto se logra implantando un modelo de Excelencia Operacional en sus oficinas y en sus instalaciones industriales. Es por ello que contar con personas polivalentes que comprendan los tres principios claves que soportan la Excelencia Operacional es vital. Los planes de inducción deben incorporar la formación del personal en Kaizen, 5S y Lean Management aplicados a sus puestos de trabajo. Esto acelerará la integración de las personas dentro de la cultura de la excelencia, generará mayor valor, menores costes y finalmente mayor beneficio de la organización.

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