El Camino de los semáforos rojos hacia la Excelencia Operacional

Autor: Dr. Luis (Luigi) Amendola, Ph.D

¿Has oído hablar de la Teoría de las Restricciones - Theory of Constraint (TOC)?

Una de las capacidades más importantes que tenemos como seres humanos y que debemos desarrollar es saber escuchar y comprender las situaciones que nos rodean. Es normal que en las organizaciones tengamos una sensación que son pocas las personas que nos escuchan, y mucho menos las personas que se acercan a ayudarnos a mejorar nuestro puesto de trabajo. Pocas personas tienen tiempo para echarnos una mano para reparar un equipo industrial dentro de las instalaciones productivas o no tienen tiempo para ayudarnos a realizar un análisis de costes de un proceso productivo que tiene problemas para entregar los productos que exigen los clientes a precios competitivos.

Cuando en una organización hay poca comunicación, no se presta atención a las debilidades de la empresa y el personal no puede denunciar los problemas dentro de sus departamentos, entonces la salida que queda es creerse que todo no va tan mal como lo percibimos. Se puede llegar a tener una convicción que los procesos de la empresa están todos correctamente alineados y que se está entregando a los clientes los productos y los servicios correctos que se exigen. Si nadie de arriba (los directores y los jefes) no se preocupan de los problemas que yo observo, entonces significa que no son tan graves como yo los percibo y la empresa puede subsistir con ellos. Muchas empresas tienen problemas con algunos de sus clientes año tras año, pero poco a poco sus resultados financieros son cada vez menores vs otras empresas del sector. Normalmente las empresas que no ponen atención a los problemas internos tienen peores resultados financieros comparados con otras empresas que se encuentran en la parte superior del ranking realizado.

El escenario de mantener problemas sin resolver, es decir muchos semáforos en rojo, se agrava cuando los resultados financieros al final del ejercicio señalan que la empresa no ha sido capaz de obtener beneficios.

Es en ese momento que nos sinceramos y admitimos que seguramente muchos procesos no se están haciendo correctamente, es decir están en semáforos amarillos y rojos. Es en ese momento de resultados negativos, en color rojo, que los miembros del Comité de Dirección (CdD) se percatan que la situación ya no es sostenible pero no hay quien se ponga de pie y asuma la responsabilidad total de la situación de la empresa. El Director General o el CEO en este tipo de empresas se quedan solos y deben asumir los malos resultados de su organización.

Muchas empresas que tienen un CdD lo tienen como un requisito y no como una estructura clave de la estrategia empresarial, otras empresas no tienen CdD y son los propietarios quienes asumen los retos estratégicos acompañados de trabajadores que han llegado a puestos directivos pero que no tienen ni idea de lo que significa el liderazgo para impulsar la mejora continua. Todas las empresas tienen problemas y muchas de ellas oportunidades para hacer mejoras dentro de sus procesos y productos. Normalmente las empresas tienen una cantidad de problemas o semáforos rojos que deben afrontar para hacerlos desaparecer, no existe la empresa sin problemas y tampoco existe la empresa que no tenga infinitas oportunidades para mejorar todos y cada uno de sus procesos, productos, servicios, activos y el personal.

Es la alta dirección de las empresas que deben acostumbrarse a ver semáforos en rojos en los informes financieros y de gestión. Estos semáforos crean la necesidad de escuchar, con detenimiento y atención los problemas que confrontan las personas en sus puestos de trabajo tanto en los departamentos comerciales como en los procesos de soporte, así como escuchar los problemas y las restricciones en los procesos productivos y de servicios.

Proponemos que el CdD comience a detectar cada oportunidad y también apreciar cada problema que debe resolver dentro de una prioridad señalada en color amarillo y rojo.

Usar semáforos es imprescindible. Recuerdo que en una empresa del sector hortofrutícola la campaña anual de recogida comenzaba con muchos semáforos en color rojo en las partidas y campos con problemas y que advertían que no lo estábamos haciendo bien y que debíamos rectificar.

Recuerdo que el Director de Operaciones pidió a la Dirección General que no se publicaran los datos con esos semáforos rojos porque los consideraba que no era lo correcto y generaban desmotivación.

Estamos de acuerdo que sacar malas notas en cualquier materia de estudio no es motivador, pero significa que algo no estamos haciendo bien, no estamos estudiando lo suficiente y por ello debemos entonces focalizarnos en los estudios.

El CdD debe poder implicar y motivar a las personas de su organización. Tener un plan estratégico ambicioso y retador es importante pero también es importante señalar los semáforos en rojo y amarillo que debemos corregir y asegurarnos que los procesos deben ser atendidos con más atención y esfuerzo.

Por otro lado, también es importante señalar en color verde, los procesos que han logrado sus objetivos porque de esta forma seguimos vigilando sus tareas y actividades para no dejar que se pierda esa competitividad y sigan evolucionando hacia la excelencia.

La excelencia la podemos definir, por una parte, como la capacidad que tiene una empresa de ver las oportunidades del mercado y poder conquistarlas y por la otra, dar respuesta inmediata para solucionar los problemas de la organización mediante iniciativas, metodologías y herramientas de mejora continua para cada dimensión de la empresa.

Si una empresa tiene un gran potencial de mejora es porque ha podido identificar los semáforos rojos y amarillos que debe intervenir con las diversas metodologías que atacan las causas que ocasionan los problemas en los tres niveles de la estructura jerárquica de cualquier organización.

En este artículo solo recomendaremos los métodos que te pueden ayudar a eliminar esos semáforos rojos y amarillos en los cuadros de mando e ir progresando poco a poco a mejores resultados. Tener en nuestras manos los indicadores señalando las oportunidades de mejora y los objetivos a alcanzar es vital para implicar a las personas de la organización en los proyectos de mejora continua.

Existe una cantidad importante de metodologías que nos pueden ayudar a mejorar las dimensiones de la empresa: El negocio bien gestionado, las competencias de las personas, la capacidad de los activos industriales, los procesos eficientes, la seguridad de las personas y la protección del medio ambiente.

Algunas metodologías que sugerimos aplicar para lograr mejorar los indicadores de tu empresa son:

El Diagnóstico inicial en toda empresa señala los semáforos rojos y amarillos y los procesos que se están ejecutando bien, es decir los indicadores en verde.

Son las metodologías enunciadas en el gráfico anterior las que permite a los directores en cada nivel de la estructura de la organización impulsar la mejora continua y de forma específica las mejora que todas las personas deben realizar en sus puestos de trabajo poniendo atención a los semáforos rojos y amarillos que deben mejorar.

Si acostumbras a tu organización a usar semáforos estoy convencido que éstos serán una palanca muy potente para focalizar a las personas en buscar las soluciones a los problemas señalados. No es casualidad que la mente se centra y se pone en alerta frente a los semáforos y eso genera una fuerza adicional y extraordinaria para impulsar las buenas ideas y la eliminación de los problemas de no calidad, la falta de comunicación y la falta de escucha activa y proactiva frente a los problemas.

Ver semáforos en rojo es una oportunidad para la mejora de la organización.

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