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10 Barreras que te puedes encontrar al implementar u optimizar la Gestión de Activos y los niveles para la Implementación Estratégica, Táctica, Operativa y Performance.

 

¿Cómo implementar la gestión de activos?
¿Niveles? ¿Cambio Cultural? ¿Roles? ¿Competencias? ¿Asset Management Team?
Resumen

La implementación de un sistema de Gestión de Activos conforme a la Norma ISO 55001 depende en gran medida de diferentes ingredientes. El éxito de la implementación se asocia a asegurar la capacidad que debe generar una organización para asegurar que la cultura dentro de la organización apoye la implementación efectiva de este sistema. Existe actualmente mucho ruido creado alrededor de lo que es realmente la gestión de activos, algunas empresas lo siguen mirando o entendiendo como propio de O&M, otras como una norma más, otros la perciben como la adopción de las mejores prácticas a nivel internacional instalar el mejor software, tener la última tecnología de punta o formas a todos sus trabajadores en Gestión de Activos.

Ante tanto ruido e información, algunos buscan respuestas en google acerca de qué es la Gestión de Activos y otros buscan respuesta acerca de cuáles son los ingredientes necesarios para la implementación de un sistema de gestión de activos.

Este trabajo tiene como objetivo compartir a nivel académico y profesional la experiencia recogida de 15 países de organizaciones de diferentes sectores, que han tenido aciertos y fracasos al intentar dar pasos hacia la implementación de un sistema de gestión de activos. A partir de este estudio, se mostrarán los ingredientes claves que componen una estrategia de implementación de un sistema de gestión de activos. Muchos hablan de los éxitos, pero no de los fracasos. De los segundos es de donde se aprende más. Este trabajo responderá a la pregunta ¿Cuál es el ingrediente esencial que se debe tener antes de embarcarse en la implementación de una gestión de activos? ¿Cambio Cultural? ¿Roles? ¿Competencias? ¿Asset Management Team?

Este trabajo mostrará la visión desde el punto de vista de la implementación y requerimientos para la certificación de un sistema de gestión de activos.

Palabras claves: ISO 55001, Gestión de Activos, Competencias

 

1- Introducción

Cualquier sistema de gestión, dentro del ciclo de mejora y control del mismo, tiene incluida la fase de diagnóstico, definición de hoja de ruta, definición de necesidades que responderá con respecto al negocio, implementación, maduración, auditoría y mejora continua.

Muchas empresas lo intentan y lo han intentado, algunas con éxitos y otro año tras año vuelven a intentarlo.

La eficacia de un sistema de gestión de activos es una meta pero no se limita a ello si no que debe asegurarse la mejora continua a través del compromiso de la organización su empatía y el seguimiento y control de la capacidad que el sistema demuestre tener.

Para ello existen varios ingredientes, entre ellos la competencia, cultura y empatía que tenga la organización con respecto a la gestión de activos y su alineación con el “core-business” lo que se traduce en productividad, resiliencia, cultura y mejora continua.

En este sentido el rol del profesional implementador de un sistema de gestión de activos a nivel táctico y estratégico y el de auditor de sistemas de gestión de activos debe de asegurar tener una visión coherente que le permita identificar los 4 fundamentos en los que se basa: valor, alineación, liderazgo y aseguramiento. En este sentido ambos roles deben de tener un enfoque de implementación que asegure que el sistema apoye a la organización a alcanzar los objetivos de gestión de activos y a nivel de auditorías evaluar el “performance” del sistema de gestión correspondiente, basándose en evidencias objetivas de cumplimiento de los criterios de la auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia de cumplimiento ante la ejecución de acciones, tomas de decisiones, definición de objetivos, etc.).

Por otra parte, el auditor de ISO 55001 – Sistema de Gestión de Activos, y dada la transversalidad del que posee el sistema a través de la organización y su orientación hacia el negocio y conexión directa al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, hace que el auditor o equipo auditor del sistema de ISO 55001 deba poseer conocimientos de las áreas tan diversas como seguridad, compras, tecnología de la información, finanzas o legislación aplicable en el sector.

Tanto el profesional que implementa y mantiene la mejora continua del sistema de gestión tanto como el auditor de sistemas de gestión de activos debe poseer una visión holística y comprensión adecuada de cómo identificar e interpretar los fundamentos de la norma para lograr un desempeño adecuado del sistema de gestión de activos. Algunos puntos claves que ambos roles deben de tener claridad:

  • Los criterios propios de la organización a la que se va a implementar/auditar con respecto al sistema de gestión de activos (es decir cómo la organización ha decidido gestionar el sistema)
  • Los requisitos de la Norma sobre el que se sustenta
  • Se implementa y mantiene eficazmente
  • Qué significa que un sistema tenga capacidad para alcanzar los objetivos (no es solo evaluar documentación, sino que la gestión realmente esté dando la capacidad necesaria al sistema que permita alcanzar los objetivos)

Al igual que para el éxito del desarrollo de proyectos se requiere de un patrocinador, la implementación u optimización de un sistema de gestión de activos requiere esta misma figura, no como proyecto en si mismo, sino vas allá hacia su sostenibilidad. Este patrocinio, nace desde la alta dirección y para ello debe de asegurar que tanto los profesionales que implementan, mantienen y usan el sistema, como los que los auditen orienten sus esfuerzos hacia el apoyo al negocio.

El fracaso inicia si desde el principio se orienta a que la gestión de activos se desarrolla como una gestión paralela; es decir, lo que se hace todos los días, más eso que llaman gestión de activos.

2- Marco teórico

Es importante considerar varios aspectos de relevancia antes de ahondar en el estudio.

2.1- La Gestión de Activos Físicos o Asset Management

El termino Asset Management no es nuevo. La gente ha gestionado los activos durante miles de años. Lo que ha cambiado, sin embargo, es el reconocimiento actual que implica una gestión de activos físicos óptima. En este sentido la Gestión de Activos Físicos se define como la actividad coordinada de una organización para generar valor a través de sus activos. Y La generación de valor hace referencia al balance o equilibrio entre los costos, riesgos, oportunidades y beneficios del desempeño [3]. También puede ser considerada como un proceso de razonamiento, autoevaluación, desarrollo de estrategias, objetivos y planes de acción, para lograr la sostenibilidad de los activos [5]. Según IIMM es la combinación de las áreas de gestión financiera, económica, ingeniería y otras prácticas aplicadas a los activos físicos con el objeto de proveer el nivel de servicio requerido de forma rentable [6].

2.2- ISO 55000

La ISO 55000 es la norma específica para la Gestión de Activos Físicos. La norma hace una relación entre los términos claves: Portafolio de activos, Sistema de Gestión de Activos, Gestión de Activos y Gestión de la Organización [3]. La norma está compuesta por 10 elementos claves y 27 requerimientos, para cubrir el alcance de la gestión de activos de una organización. Estos elementos clave y los requerimientos de la norma proporcionan el contexto y la dirección global de las actividades de la organización incluyendo las actividades de gestión de activos [4].

2.3- Sistema de Gestión de Activos [3]

Un Sistema de Gestión de Activos (SGA) es un conjunto de elementos interrelacionados y que interactúan de una organización, cuya función es establecer los objetivos de la política de Gestión de Activos, así como los procesos necesarios para alcanzar dichos objetivos. En este contexto, los elementos del SGA deben ser vistos como un conjunto de herramientas, incluidas las políticas, planes, procesos de negocio y sistemas de información, que se integran para dar seguridad de que las actividades de gestión de activos se entregarán.

Por ello, el SGA que plantea la norma ISO 55001, se basa en un conjunto de fundamentos que son intrínsecos a los sistemas. De todos ellos se espera que estén presentes los siguientes:

  • Valor: los existen activos para proporcionar valor a la organización y sus grupos de interés.
  • Alineación: la GA traduce los objetivos de la organización en decisiones técnicas y financieras, planes y actividades.
  • Liderazgo: El liderazgo y la cultura del lugar de trabajo son factores determinantes de la realización del valor.
  • Aseguramiento: la GA da la seguridad de que los activos cumplen el propósito requerido.

Figura 1. Relación entre los elementos clave de un sistema de gestión de activos y epígrafes de la norma ISO 55001:2014 [3].

ISO 19011 e ISO 17021-5

Según la norma UNE ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión una auditoria es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Y un auditor es la persona que lleva a cabo la auditoría. [2].

El propósito de la auditoria es proporcionar información acerca de si el sistema de gestión es conforme con:

  • los criterios propios de la organización para su sistema de gestión (como decide la organización gestionar el sistema);
  • los requisitos de la Norma sobre el que se sustenta;
  • se implementa y mantiene eficazmente.
  • Sistema tenga capacidad para alcanzar los objetivos

Para desempeñar esta función se desarrolla el rol del auditor. Este rol debe de evaluar el desempeño del sistema de gestión correspondiente, basándose en evidencias objetivas contratadas contra los criterios de la auditoría (conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría).

Para la auditar un sistema de gestión de activos alineado a UNE ISO 55001 es necesario que los auditores posean competencias específicas relacionadas al campo. La norma UNE ISO 17021-5 Evaluación de la conformidad. Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión. Parte 5: Requisitos de competencia para la auditoría y la certificación de sistemas de gestión de activos describe los requisitos de competencia adicionales a los definidos por la norma UNE ISO 19011 para el personal involucrado en el proceso de certificación para sistemas de gestión de activos.

2.4- Fases de Implementación

Por lo general la implementación de un sistema de gestión de activos consta de 6 Etapas que inicia por la Etapa de Assessment (dónde estamos y qué se necesita), Aligment (cómo ayudará al negocio), Implementing (hacer aquello que se ha planificado), Sustainability (mantener y mejorar), Certification (Auditorías de seguimiento y control, o GAP Analysis) e Improvement (mejoramiento continuo y no caer en la inercia).

Figura 2. Metodología Etapas de la Implementación u Optimización de la Gestión de Activos Físicos (Amendola, 2007)

2.5- Rol de Auditor

En la realización de las auditorías al sistema de gestión de activos de una organización, se definen dos roles diferentes, el Auditor Líder y el Auditor Interno.

El Auditor Líder destacar por ser un profesional que conoce el negocio a nivel de toma de decisiones estratégicas, y por tanto tiene conocimiento de los cambios de estrategias y del porqué de estos cambios en la organización. Con esta información y su visión holística tanto de la organización como de los procesos de la misma (el Auditor Líder debe tener un conocimiento general en todas las áreas de la organización) se encarga de realizar el programa de auditorías de la organización, optimizando tiempos y recursos, un ejemplo de ello es programar las auditorías del sistema de calidad, medio ambiente, seguridad y gestión de activos a la vez, para entorpecer lo mínimo posible el trabajo de las áreas. Además, por su conocimiento de los lineamientos estratégicos y del porque se producen es el encargado de auditar a los niveles gerenciales, evaluando la alineación de los objetivos del área con los objetivos de la organización y el cumplimiento del PEGA (Plan Estratégico de Gestión de Activos).

El Auditor Interno desempeña el rol de un auditor con un conocimiento específico en un área de gestión de activos, como puede ser finanzas, confiabilidad, mantenimiento, compras o almacenes. Su conocimiento específico del área hace que su enfoque sea técnico, y busca reconocer las buenas prácticas y las oportunidades de mejora en los procesos de la organización en para aumentar el desempeño de los activos.

2.6- Rol de Gestores de Activos

A nivel de este rol abarca todo lo relacionado a aquellos profesionales que tienen como rol la implementación, sostenibilidad del sistema de gestión de activos y su alineación con la estrategia de negocio, y lo relacionado al aseguramiento del desarrollo de los planes de gestión de activos y de su ejecución, y la evaluación del “performance” (desempeño financiero y técnico).

En este sentido, se habla de roles a nivel estratégico, táctico y operativo que se conectan en este caso con un sistema de gestión de activos según la ISO 55001.

2.7- Modelos de Competencias

Existen varios modelos y esquemas de competencias relacionados a los roles de gestión de activos. Estos roles están orientados principalmente en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión y a la realización de la auditoría.

La siguiente tabla comparada muestra los principales modelos y sus características.

Tabla 1. Tabla comparada esquemas de certificación en Gestión de Activos

Como se aprecia en la tabla, existen 4 esquemas de certificación diferentes, focalizándose dos en países de habla inglesa y dos en España. Destaca que solo 1 esquema de certificación está orientado a la certificación de competencias de Auditores de sistemas de gestión de activos ISO 55001.

Se ha defino de acuerdo a los roles de Auditor Interno y Auditor Líder Gestión de Activos, las competencias de un Auditor Líder se evalúan bajo 4 áreas de conocimiento:

  1. Comprensión de la Norma 55001 (cuestiones verdadero o falso).
  2. Conocimiento de la Norma 55001 (definiciones y conceptos a completar).
  3. Interpretación de las Normas ISO 55001 e ISO 19011 (resolución de casos teórico-prácticos).
  4. Análisis Plan Estratégico de Gestión de Activos (análisis de un PEGA o Plan Estratégico de Gestión de Activos).

Y las competencias de un Auditor Interno se evalúan bajo 3 áreas:

  1. Comprensión de la Norma 55001 (cuestiones verdadero o falso).
  2. Conocimiento de la Norma 55001 (definiciones y conceptos a completar).
  3. Interpretación de las Normas ISO 55001 e ISO 19011 (resolución de casos teórico-prácticos).

 

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Dr. Luis Amendola, Ph.D

Dr. Luis Amendola, Ph.D

CEO & Managing Director PMM Managing Director Center for Innovation & Operational Excellence (CIEx), USA, Investigador PMM Business School, Europa, Research Universidad Politécnica de Valencia, España. Sígueme en:

Dra. Tibaire Depool, Ph.D

Dra. Tibaire Depool, Ph.D

Lead Auditor Gestión de Activos ISO 55001 Coach - Assessor Gestión de Activos y Productividad en el Negocio Director - PMM. Sígueme en:

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3- Principales barreras para la Implementación de un Sistema de Gestión de Activos y lecciones aprendidas

De acuerdo a los estudios desarrollados a nivel de competencias en los últimos años bajo un programa de doctorado internacional aunado a la experiencia profesional en la industria a nivel de proyectos de diagnósticos e implementación en 15 países, han dado como resultado que las principales barreras de implementación más comunes se pueden resumir en 10:

  1. Que la organización no defina y comunique claramente cuál es el rol que tendrá la gestión de activos con respecto a los retos del negocio.
  2. No integrar la gestión de activos a la gestión de la organización (ejemplo al gobierno corporativo).
  3. No definir los roles de forma clara y objetivos compartidos, de área e individuales relacionado a la gestión de activos y al sistema de gestión de activos. ¿Dónde debe estar la Coordinación de Gestión de activos? ¿Cómo debe ser la organización? ¿Debe adaptarse la actual organización?
  4. No desarrollar las competencias y programa de cambio cultural alineado al cierre de las brechas del GAP u orientado a las áreas a fortalecer.
  5. Falta de conocimiento en lo que es realmente un PEGA y qué elementos lo componen (Plan Estratégico de Gestión de Activos).
  6. No comprender e interpretar la Gestión de Activos según ISO 55001 y cómo integrarlo a la gestión de la organización y a su gobierno corporativo.
  7. Cultura de performance en todo el ciclo de vida de los activos y en los niveles estratégicos, tácticos y operativos (implica definir las medidas de medición técnico-financiera). No sólo acciones físicas sino medir el impacto de estas acciones.
  8. Desarrollo de planes de gestión de activos (¿Qué hacer?, Listas de actividades, etc) en los que no se limite solo la secuencia de actividades, sino que se estimen los medios que le permitirán su ejecución y su conexión con el PEGA y objetivos de gestión de activos.
  9. Integración del proceso de planeación de las diferentes áreas implicadas en el ciclo de vida de los activos.
  10. Comprender ¿Qué es Gestión de Activos y sus beneficios? y que no es solo un tema de confiabilidad y mantenimiento. Dominar los conceptos “nivel de servicio” y capacidad.

 

4- Ingredientes para la Implementación de un Sistema de Gestión de Activos

Desde la investigación académica y su combinación con la experiencia industrial hemos podido construir con la experiencia en 15 países un esquema que integra elementos claves para conducir un proceso adecuado de implementación u optimización de la gestión de activos.

Estos ingredientes básicamente se basan en determinar qué roles se deben desarrollar e identificar en cada elemento de la ISO 55001 a fin de que se pueda establecer adecuadamente: las competencias requeridas, objetivos específicos de área e individuales y claridad en las expectativas a ser consideradas por las áreas implicadas en el ciclo de vida de vida de los activos.

En la figura 3, se muestra la delimitación de los niveles un sistema de gestión de activos, que es clave para establecer roles y responsabilidad y por ende objetivos por área y objetivos individuales. En este sentido, se ha establecido 3 Niveles: Nivel 1 Estratégico, Nivel 2 Táctico, Nivel 3 Operativo, Nivel Performance compartido por N1/N2/N3.

Figura 3. Sistema Gestión de Activos ISO 55001 adaptado por PMM Learning

En la figura 3, se muestran los 3 niveles más el de performance definidos a la izquierda y a la derecha asignado los roles necesarios para el desarrollo de cada nivel del sistema de gestión de activos, lo que ayudará a asegurar que cada uno de los 10 elementos claves que componen un sistema de gestión de activos se desarrolle adecuadamente de acuerdo a los requerimientos de la norma.

Como puede apreciarse en la figura 3, el AMP Asset Manager Profesional Strategic se encuentra identificado con el nivel más estratégico cuyo objetivo es asegurar que la Política, El PEGA y los Objetivos de Gestión de Activos se encuentren alineador con los objetivos de negocio lo que asegurará su pertinencia y asignación de recursos.

A nivel de AMP Tactical – Asset Manager Tactical, se orienta a asegurar de que se desarrollarán los planes de gestión de activos necesarios para alcanzar los planes estratégicos de Gestión de Activos y así los objetivos el negocio. El nivel operativo se orienta a desarrollar esas competencias que asegurarán a que los planes se lleven a la práctica y se genere la información y trazabilidad necesaria para que sea posible la evaluación del performance.

El Nivel “Performance”, es un nivel compartido entre N1/N2/N3 en el que todos los roles deben realizar de acuerdo a su responsabilidad y autoridad la evaluación del desempeño y mejoras, en este nivel se observa el rol de auditores de sistemas de gestión de activos relacionados a asegurar junto a los roles de implementación y mantenimiento, que el sistema sigue estando vigente y orientado a apoyar a los objetivos del negocio.

En este sentido como se puede apreciar, la propuesta de ingredientes claves se orienta a asegurar que se acotan y que se comprenden cuáles son los roles claves y competencias relacionadas y orientarla a su identificación sobre el sistema de gestión de activos, ello debe ser acompañado junto a un proceso de manejo de cambio a nivel cultural, roles, responsabilidad y objetivos de área e individuales, e integrar la gestión de activos al sistema de gestión de la organización.

El primer paso, es que a nivel estratégico (AMP Strategic) la organización defina cuál es el rol del sistema de gestión de activos o bien qué se espera a que vaya orientada la misma.

5- Conclusiones

De los 10 puntos identificados como posibles barreras para la implementación y sostenibilidad de un sistema de gestión de activos parte de la definición adecuada de lo que se espera que genera un sistema de gestión.

Así también parte del desarrollo de una actualización y ajuste de los roles y responsabilidades y objetivos que cubran todo el ciclo de vida de los activos.

El grado de éxito de la implementación de un sistema de gestión de activos se refleja en el nivel de integración que tiene con respecto al sistema de gestión de la organización y la definición del gobierno corporativo.

 

6- Bibliografía

[1] UNE ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

[2] UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión

[3] UNE-ISO 55000:2014 Gestión de Activos. Aspectos generales, principios y terminología

[4] UNE-ISO 55001:2014 Gestión de Activos. Sistemas de Gestión. Requisitos

[5] Amendola, L. (2014) Gestión Integral de Activos Físicos, ISBN:978-84-940628-7-2. Editorial PMM.

[5] Amendola, L. (2014) Pilares que Sustentan la Gestión de Activos Físicos, IMC Conference USA-Florida.

[6]IIMM (2011) International Infrastructure Management Manual.

 

 

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